Monitorowanie komputera pracownika to zadanie, które wchodzi w kompetencje osób decyzyjnych w firmie, pełniących funkcje kierownicze. Celem tego działania jest przede wszystkim kontrola realizowania zadań wynikających z zakresu obowiązków, a także zniwelowanie ryzyka niewłaściwego wykorzystania sprzętu komputerowego, np. do rozrywki lub przeglądania stron internetowych, nie związanych w żaden sposób z realizowanymi obowiązkami.
Wielu pracodawców boryka się z problemem, jakim jest niewłaściwe wykorzystywanie komputera służbowego przez pracowników. Niestety, w wielu przypadkach są to działania, które mogą zaszkodzić interesom firmy – mowa tu m.in. o sytuacji, gdy poufne dane dotyczące firmy trafią do jednostek konkurencyjnych.
Pomocnym rozwiązaniem jest w tym przypadku monitorowanie komputera pracownika za pomocą odpowiedniego programu do monitorowania komputera. Wielu pracodawców zastanawia się jednak, czy działanie to jest całkowicie legalne i nie będzie stanowić przekroczenia kompetencji zawodowych przełożonego?
Zgodnie z literą prawa, osoba piastująca kierownicze stanowisko ma prawo sprawdzać, w jaki sposób jego podwładny korzysta ze służbowych narzędzi pracy, w tym z przedmiotowego komputera. Warto pamiętać, że za pomocą komputera służbowego nie należy logować się na portale społecznościowe ani prywatne skrzynki pocztowe.
Pracodawca, który udostępnia pracownikom sprzęt służbowy, w tym komputer lub urządzenia mobilne, za których pomocą można łączyć się z siecią, ma prawo wykorzystać rozwiązanie, jakim jest program do monitorowania komputera i kontrolować działania podejmowane przez podwładnych.
Monitorowanie komputera powinno odbywać się jednak w sposób zgodny z zasadami etycznymi. Inaczej rzecz ujmując, monitorowanie komputera pracownika nie może odbywać się w sposób ciągły, gdy w tej sytuacji może być ono uznane za szpiegowanie, co jest niezgodne z obowiązującym prawem.
Warto jednak pamiętać, że istnieją programy monitorujące, które kontrolują działania podejmowane przez pracowników w określony sposób, weryfikując odpowiednie dziedziny oraz podejmowane przez daną osobę czynności.
Decydując się na program do monitorowania komputera należy zwrócić uwagę na funkcjonalność konkretnego narzędzia oraz zgodność z ogólnymi wymogami prawnymi.
Głównym zadaniem, jakie spełnia program do monitorowania komputera jest dostęp do zawartości urządzenia. W praktyce oznacza to, że osoba prowadząca monitoring otrzymuje dostęp do wszystkich danych, łącznie z hasłami dostępu – w tym przypadku wskazane jest zachowanie odpowiedniego dystansu i zaniechania korzystania z danych poufnych, przede wszystkim ze względów etycznych.
Warto pamiętać, że sama informacja o tym, z jakich witryn korzysta dany pracownik jest wystarczająca, by ocenić jego pracę oraz zawodową wydajność.
W sytuacji, gdy osoba decyzyjna w firmie nie posiada dostępu bezprzewodowego do komputerów pracowniczych, istnieje możliwość skorzystania z alternatywy, jaką jest przewód DVI – zamianę kabla bez problemu można wytłumaczyć rutynowymi działaniami technicznymi.
Optymalnym rozwiązaniem jest w tym przypadku program do monitorowania komputera pracownika, który jednocześnie zapewnia optymalną ochronę firmowej sieci internetowej.
Warto dodać, że monitoring komputera może być wykorzystany także w celu przeprowadzenia firmowego audytu, kontroli przetwarzania danych wrażliwych przez pracowników firmy, wykrywania wewnętrznych nadużyć oraz niewłaściwego wykorzystywania dostępu do internetu, analizowania pracy przedsiębiorstwa za pomocą firmowych aplikacji, a także odnajdowania i odłączania podłączonych do pracowniczego komputera dysków przenośnych i innych urządzeń USB.
W tym momencie pojawia się pytanie, co jest lepszą alternatywą – aktywny czy pasywny system DLP? Jak nietrudno zauważyć, narzędzia o charakterze pasywnym w wielu przypadkach przyczyniają się do blokowania i przerywania sesji, czego nie ma w przypadku systemów pasywnych. Śmiało można więc stwierdzić, że rozwiązania pasywne są w tym przypadku zdecydowanie lepsze.
Dyskretny monitoring pracowniczego komputera nie ingeruje w realizowane zadania, umożliwiając jednocześnie podjęcie odpowiednich działań w przypadku nadużyć pracowniczych.